Conditions générales
1. DEFINITION
Le présent règlement définit par «exposant» ou «candidat exposant», l’exposant lui-même et la société dont les références se trouvent sur le formulaire de demande d’admission, ses employés, préposés ou mandataires et par «organisateur», la société WELL-ZEN.be
2. ADMISSION
Les stands sont loués à toute firme ayant une activité compatible avec le thème du salon. L’organisateur se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute demande de participation. De même, l’organisateur peut à tout moment annuler une demande qu’il aurait acceptée au préalable.
Le refus ou l’annulation d’une demande de participation ne donne lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement intégral des arrhes versées.
3. RESERVATION
Toute réservation doit être faite via le formulaire d’inscription distribué par l’organisateur. Toute réservation implique le paiement intégral correspondant dans les délais fixés, suivant les modalités décrites dans l’article 4 des conditions générales.
Les stands sont attribués au fur et à mesure et en fonction des réservations. La réservation étant personnelle, aucune modification de locataire ou d’occupant ne peut se faire sans l’accord écrit de l’organisateur.
4. PAIEMENT
Toute signature du contrat implique le paiement de la totalité du montant prévu sur le contrat. Une copie du contrat et la facture, seront envoyées à l’exposant.
Le solde sera payé au plus tard 30 jours après émission de la facture. Si la réservation a lieu après le 1er octobre, le solde sera dû au plus tard pour le 1er novembre. Si la réservation a lieu après le 1er novembre, la somme complète sera dûe à la signature du contrat. L’exposant ne peut disposer de son stand que moyennant le paiement de la totalité de toutes les factures lui ayant été adressées.
Le candidat exposant ou l’exposant qui viendrait à se désister, pour quelque motif que ce soit, ne pourra en aucun cas se prévaloir du remboursement des arrhes versées. Tout désistement intervenant moins de 30 jours calendrier avant l’événement entraînera de facto l’exigibilité des montants dûs dans leur totalité, et ce, à titre d’indemnité de résiliation unilatérale.
En cas d’échelonnement de paiement, sous réserve d’acceptation écrite des organisateurs, une majoration de 10€ par facture émise supplémentaire sera appliquée.
En cas de retard de paiement, des intérêts de retard ainsi que des frais d’administration seront réclamés.
5. FACTURATION
La/les facture(s) relative(s) au contrat ci-présent ne sera/seront adressée(s) qu’au seul signataire du contrat.
6. PLAN DE LOTISSEMENT
L’organisateur s’efforcera de satisfaire autant que possible les demandes de localisation précise au fur et à mesure des réservations et de leur ordre d’arrivée. En aucun cas, l’organisateur n’est tenu d’attribuer un stand déterminé et ce, même au regard d’une occupation lors d’une édition antérieure du salon.
7. PRODUITS ET SERVICES
Les exposants sont censés posséder les droits et autorisations nécessaires à la présentation des produits et services exposés sur leur stand. Dès lors, l’organisateur n’assume aucune responsabilité à ce sujet, pas même en cas de concurrence déloyale entre exposants ou à l’égard de tiers.
8. PRODUITS EXCLUS
Aucun produit toxique ou explosif ou d’une dangerosité similaire ne peut être introduit dans le hall du salon. L’organisateur se réserve le droit de demander le retrait immédiat de tout produit/service n’ayant aucune cohérence avec le thème du salon ou n’ayant aucun lien avec la description de l’activité mentionnée dans le contrat.
9. AMENAGEMENT
L’organisateur se réserve le droit de refuser tout matériel et/ou mobilier dont l’état et/ou la présentation seraient de nature à dé- précier l’allure visuelle générale du salon. En outre, l’organisateur peut faire meubler et/ou aménager par ses propres services et aux frais de l’exposant, le stand de ce dernier qui ne serait pas aménagé suivant l’esthétique générale du salon.
L’organisateur se réserve le droit de modifier la taille des stands selon les exigences des normes de sécurité et du monteur du matériel.
10. PRESENCE SUR LE STAND
Pendant les heures d’ouverture au public, les exposants s’engagent à assurer sur leur stand, une présence permanente. En cas d’absence injustifiée sur le stand de plus de 60 minutes pendant les heures d’ouverture du salon au public, l’exposant devra payer une amende de 50€ par heure d’absence.
11. NETTOYAGE
Chaque soir, après le départ des visiteurs, les exposants déposeront leurs sacs poubelles dans les allées. L’enlèvement se fera par les soins de l’organisateur. L’entretien du stand est à charge de l’exposant. Il peut cependant être réalisé par l’organisateur moyennant paiement.
12. PERTE, VOL OU DEGRADATION
Toute perte, vol ou dégradation du matériel sera sanctionné et peut constituer une cause réelle et sérieuse de non renouvellement de contrat. De plus, il vous sera réclamé le remboursement du coût du matériel mis à votre disposition.
13. DEMONTAGE
Sauf autorisation écrite de l’organisateur, aucun exposant ne peut procéder au démontage, même partiel, de son stand avant le jour et l’heure indiquée dans la confirmation de réservation, et donc au plus tôt 5 minutes après la fermeture officielle du salon.
Par ailleurs, les emplacements doivent être vidés et nettoyés à la date prévue. Passé ce délai, l’organisateur procédera à l’évacuation de tout matériel ou marchandise restant ainsi qu’à la remise en état des lieux et ce aux risques, périls et frais de l’exposant. L’organisateur n’aura aucune formalité judiciaire à remplir à cet égard.
14. RESPONSABILITES ET ASSURANCES
L’organisateur décline toute responsabilité, notamment celle qui concerne toute faute ou dommage provoqué par un membre du personnel de la société organisatrice, ainsi que tout dommage ou vol qui pourrait subvenir au matériel exposé, pour quelque raison que ce soit.
Chaque exposant est invité à contracter une assurance vol et incendie couvrant son matériel et surtout à prendre les dispositions nécessaires pour mettre en sécurité tout objet de valeur.
L’exposant doit prévoir une clause d’abandon de recours contre l’organisateur et les occupants de Well-Zen.be.
15. REGLEMENT
Suite à l’envoi du formulaire de demande d’admission, complété et signé, le souscripteur s’engage à respecter toutes les clauses, quelles qu’elles soient du présent règlement. L’organisateur est le seul juge des mesures à prendre en ce qui concerne l’application des dites clauses.
16. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Notre politique de confidentialité est disponible sur notre site www.well-zen.be